■2015年12月17日の「今日のことば」■

「今日のことば」

話が長い人はなぜ、「説明がへた」なのか…
明快です。

話が長くなると、「必要な情報」と
「不必要な情報」がごちゃごちゃになるからです。
だから、何を言いたいのか相手には伝わらないのです。
ただここにこそ「頭のいい説明」の鉄則があります。

つまり、説明というのは「不必要な情報」をカットするだけで、
格段にスッキリし、「頭のいい説明」になるのです。
では、「不必要な情報」とは何でしょうか。

それは話し手ではなく、
「聞き手にとって重要度の低い情報」のことです。
聞き手にとっても聞きやすい「話の流れ」を考えた時、
後回しにされる情報のことを言います。
これを「背景情報」と言います。
「背景情報」は、できればカットする。
それだけで話は短く、わかりやすくなります。

		出典元	頭のいい説明「すぐできる」コツ
		おすすめ度	※おすすめ度について
		著者名	鶴野 充茂

まゆの感想

先日こんなことがありました。
仕事上の理由で、現在登録しているファックス番号を
電話で再確認し、登録し直すという作業がありました。
その量が多かったのと急ぎだったので、
手分けしてみなで確認することなりました。

すると同じ件数確認にもかかわらず、
その終了にかなりの差がでたのです。

たとえば、Ａさんは、３０分で確認できたのに、
Ｂさんは、まだ半分もできていませんでした。
でもみんなは、なぜかわかっていました。

Ａさんは、相手先に電話すると、挨拶後に、
「ファックス番号の確認させてください。○○でよろしいですか？
　はい、ありがとうございます」
と、さくさくと確認作業を進めていました。

ところがＢさんは、挨拶後に、
「実は会社の方で、△△の事情により、ファック番号を
　整理することになりまして、御社のファックス番号を
　確認している番号確認をしたいのですが、○○です？」
と話していたのです。
すると相手は、△△の事情を詳しく聞きたくもなるし、
それによって、迷惑がかからないのか…などの疑問も持ち、
その説明をすることで、話が長くなっていたのです。

今回の目的は、登録してあったファックス番号の確認でしたので、
「背景情報」は言わなくてもよかったのですが、それを話し、
確認作業が手間取るということになってしまったのでした。
実はＢさんは常日頃から、「背景情報」を話すことが多く、
その「背景情報」を話すことで、話をややこしくしてしまうことが
多かったのですが、今回の件でそれがはっきりと出てしまい、
反省をしていました。

何かを頼むときに、ついつい言い訳めいた「背景情報」や、
わかってほしいと思うあまりにこちらの「背景情報」を、
長々と話したりしがちですが、それでは伝わらないことが多いし、
かえって相手にわかってもらいづらいことをしっかりと
覚えておきたいと思いました。